Produtos padrão (modelos com lotes)
Prepare modelos de produto para reaproveitar em turmas.
- Abra Produtos (Loja virtual), clique em Mais opções e escolha Produtos padrão. Não precisa selecionar uma turma para encontrar a função.
- Clique em Novo produto padrão para preencher nome, categoria, valor base e descrição.
- Em Lotes, informe nome do lote, valor e estoque. Adicionar lote abre outra linha.
- Início (+dias) conta a partir da aplicação do modelo. Com fim conta da formatura marcado, Fim (dias) usa a data da formatura; valor negativo significa antes dela.
- Revise antes de Salvar. Para apenas conhecer a tela sem cadastrar, clique em Cancelar.
- Na área Guias do site, veja “Onde encontrar e preparar produtos padrão no eFormei”, com imagem do formulário.
Painel inicial (boas-vindas)
Pra onde olhar primeiro depois do login.
- Menu lateral concentra todas as áreas: formandos, financeiro, CRM, configurações.
- Sininho no topo lista notificações (faturas, tarefas, assinaturas pendentes).
- Cada tela tem um ? ao lado do título — clica pra ver tour específico.
Formandos
Pessoas vinculadas às suas turmas.
- Botões de ação no header pra adicionar ou importar em lote.
- Busca filtra conforme você digita.
- Clica no nome pra abrir o perfil completo.
Turmas
Agrupam formandos, contratos, faturas e eventos.
- Crie turma nova ou veja inativas no header.
- Dentro de cada turma: comissão, planos, contratos, formandos, financeiro, eventos.
Contas a pagar/receber
Controle do caixa.
- Adicione conta ou exporte pra Excel.
- Filtros por data, status, categoria, unidade.
- Clica em qualquer linha pra abrir o sidebar com tudo da conta.
Faturas
Cobranças automáticas pros formandos.
- Cada formando tem faturas geradas pelo plano.
- Filtre por status (pago/aberto/vencido) ou turma.
- O formando pagou pela Pagar.me ou pelo Mercado Pago e a fatura continua aberta? Abra a fatura e, no quadro Gateways de pagamento, clique em Listar pagamentos / reembolsar.
- Na tela Pagamentos da fatura, confira a cobrança paga e o valor. Em Forçar baixa, a confirmação mostra o valor; confirme para marcar a fatura como paga.
- Forçar baixa só aparece com a fatura aberta e uma cobrança já paga no gateway. Se a tela avisar que a baixa já está sendo feita, aguarde alguns segundos e recarregue antes de tentar de novo.
CRM — funil comercial
Leads desde a primeira conversa até o contrato fechado.
- Arraste cards entre colunas pra mover de fase.
- Cada coluna é um status configurável.
- No fim, 'toca o sino' e a controladoria efetiva o contrato.
Tarefas
Gestão interna com responsável e prazo.
- Crie tarefa ou veja inativas/concluídas.
- Cada tarefa tem chat, anexos e notificação no WhatsApp.
Configurações
Unidades, departamentos, usuários, integrações e a conta de pagamento.
- Configure uma vez no começo, o sistema rola sozinho.
- A conta de pagamento que libera boleto, PIX e cartão no app do formando é conectada pelo botão Conectar do passo Receber pagamentos, em Primeiros passos, e não pela caixa Conta Mercado Pago da aba Financeiro & Recebimento, que aparece com cadeado.
- Em Configurações da Conta, aba Financeiro & Recebimento, você confere o campo Gateway de pagamento (Mercado Pago ou Pagar.me) e o Parcelamento no cartão. Salvar ajustes financeiros grava a escolha na hora.
- Depois que o Mercado Pago aprova a conta, o passo Receber pagamentos mostra o botão Ativar Pix, cartão e boleto. Sem clicar nele, o formando continua sem ver as opções de pagamento.
- Na área Guias do site, veja “Como conectar a conta de pagamento no eFormei para o formando pagar”, com as três telas reais do caminho.
Trazer dados pra cá
Assistente de migração via planilha.
- Escolha o que importar (formandos, contas, faturas...).
- Baixe o template, preencha, suba.
- Modo simulação mostra o resultado antes de gravar.
Primeiros passos
Checklist do que vale configurar antes de soltar pra galera.
- Abra pelo link Primeiros passos da faixa Deixe sua conta pronta, na tela inicial do painel, ou pelo endereço dash.eformei.com.br/primeiros-passos.
- São oito itens, com a barra N de 8 prontos no topo. Dados da empresa, Logo da empresa, Receber pagamentos, Primeira turma e Pacotes e produtos são necessários para a conta funcionar.
- Primeiros formandos, Conta bancária e Sua equipe vêm marcados (opcional) e têm o link Não preciso ao lado do botão Fazer. Pulado aparece como Fazer agora quando você mudar de ideia.
- Receber pagamentos é o item que libera boleto, PIX e cartão no app do formando: o botão Conectar abre a página de convite do Mercado Pago e, depois da aprovação, o botão vira Ativar Pix, cartão e boleto.
- Na área Guias do site, veja “Como conectar a conta de pagamento no eFormei para o formando pagar”, com as telas reais desse passo.
Notas fiscais (NFS-e)
Emissão avulsa de NFSe municipal, tomador no Brasil ou exterior e conciliação com contas a receber.
- Acesse Notas Fiscais Livres no menu e clique em Emitir NFSe.
- Selecione a unidade prestadora para carregar automaticamente CNAE, código municipal de 6 dígitos e alíquotas.
- Defina o tomador (cliente, turma ou manual); para clientes de fora do país, ligue Tomador no exterior para informar NIF e país.
- Vincule a conta a receber para conciliar o financeiro e defina retenções se houver.
- Acompanhe o status na lista e baixe PDF (DANFSe), XML ou envie por e-mail ao cliente.
Taxas e mensalidade
Como funcionam as taxas dos gateways de pagamento e a cobrança mensal dos formandos.
- Não há mensalidade fixa para o uso do sistema eFormei.
- As taxas são cobradas apenas sobre os valores arrecadados (boleto, PIX e cartão), iguais a qualquer meio de pagamento.
- O valor da taxa varia conforme o gateway contratado e o plano do cartão.
- O formando vê o valor da taxa na fatura, que pode ser consultada em Finanças > Faturas.
- Para Forçar baixa de fatura com confirmação de pagamento, aguarde a compensação no gateway e clique em Forçar baixa, confirmando o valor exibido.
Turma ativa
Como gerenciar e visualizar turmas com status ativo no sistema.
- Turmas com status 'ativo' aparecem no painel inicial e na lista de turmas.
- É possível filtrar turmas por status (ativo, inativo, cancelado) no header da área de turmas.
- Dentro de uma turma ativa: é possível ver formandos, contratos, faturas e eventos associados.
- Administradores podem alterar o status da turma (cancelar ou reactivar) nas configurações da turma.
- Turmas ativas geram relatórios automáticos de faturamento e comissão na área financeira.
App do formando: onde ele paga a parcela
O caminho do formando até o boleto, o PIX e o cartão, para você orientar sem abrir chamado.
- O acesso dele é formando.eformei.com.br, o mesmo login do app de celular, com o e-mail do cadastro ou só o CPF.
- Sem senha, ele toca em Esqueci minha senha e escolhe Enviar link por e-mail ou Receber código no WhatsApp do cadastro.
- No primeiro acesso, ele usa Ativar conta e informa o código da turma que a sua equipe passou.
- Na tela Início, a seção Resumo financeiro tem o link Ver faturas; é ali que estão as parcelas e o botão Pagar agora.
- Em Pagar agora ele gera o boleto (PDF em nova aba, linha digitável e link do boleto), o PIX Copia e Cola ou paga com o cartão recorrente.
- A caixa do código mostra só as três primeiras linhas: oriente a tocar no ícone de copiar, que leva o código inteiro, ou no de enviar, que manda o código sozinho para quem vai pagar pelo WhatsApp.
- Quem administra o cadastro e o financeiro da turma é a sua empresa: se o WhatsApp ou o e-mail do formando estiver desatualizado, corrija no cadastro dele.
- Na área Guias do site, veja “Como pagar a parcela da formatura e tirar a 2ª via do boleto”, com as telas de login, recuperação de senha e ativação de conta.
Evento não aparece no produto
O campo Evento da Loja virtual só lista evento da mesma turma com Formatura ou Fotográfico ligado.
- Abra Produtos (Loja virtual), escolha a turma no campo Turma e abra o produto. Sem turma escolhida a tela não lista nada.
- O campo Evento mostra #código - nome - unidade dos eventos daquela turma. Um evento de outra turma nunca aparece ali.
- Se o evento aparece apagado, com (sem tipo formatura), é porque ele está sem Formatura e sem Fotográfico ligados.
- Abra Eventos, busque parte do nome ou o código em Buscar (nome ou #id) e clique em Aplicar. A agenda vazia pode ser só o recorte atual; confira Mais filtros ou use Limpar antes de refazer a busca. Não cadastre outro evento sem procurar o existente.
- Clique na linha do evento e, no bloco Tipo de evento, ligue Formatura (baile, colação, festa) ou Fotográfico (ensaio, book, cobertura).
- Clique em Salve para aplicar suas alterações e volte ao produto: o evento já aparece selecionável.
- Continuou fora da lista? Confira se o evento está inativo (Eventos > Listagem completa > Ver inativos) e, em conta com mais de uma unidade, se a unidade está marcada como Empresa de formaturas em Gestão > Unidades.
- Na área Guias do site, veja “Como fazer o evento aparecer no cadastro de produto no eFormei”, com print do bloco Tipo de evento.
Gateways e recebimentos da turma
Qual conta recebe, quanto é a taxa administrativa e quem paga o custo do PIX e do cartão.
- Abra Turmas > Pipeline de Turmas, clique em Gerenciar na turma, depois na aba Configurações e, no menu da esquerda, em Gateways e recebimentos.
- No card Contas de recebimento, escolha a conta de cada meio. Deixar a opção vazia (Usar a conta padrão) faz a cobrança sair na conta padrão da empresa.
- A preferência é produto, depois turma, depois o padrão da empresa. Boleto ou PIX já emitido continua no banco que o emitiu.
- Lista vazia não é erro da turma: a empresa ainda não conectou conta daquele tipo. Conecte em Configurações da Conta, aba Financeiro & Recebimento.
- No card Taxas, Taxa administrativa padrão (R$) é a lida ao criar fatura nova, a mesma que vem em R$ 4,00 quando a turma nasceu de contrato fechado. A mudança vale para as próximas faturas e não recalcula as emitidas.
- No card Custos & cartão, ligue Empresa absorve a taxa do cartão ou do PIX para o formando pagar o valor de face e a empresa absorver o custo do gateway.
- Um único botão Salvar seção, no fim da tela, grava todos os cards. Salvar ali não aplica reajuste e não gera fatura retroativa.
- Na área Guias do site, veja “Onde mudar a taxa, o PIX e a conta que recebe da sua turma”, com print dos três cards.
Formando sem acesso ao app
Ele não entra, não recebe o link ou diz que o CPF já está cadastrado. O que é do seu alcance.
- O formando tem dois caminhos próprios na tela Esqueci minha senha: Enviar link por e-mail, que vale 30 minutos e é de uso único, e Receber código no WhatsApp, que manda 6 números para o celular do cadastro e vale 10 minutos.
- Se ele diz que o código não chega, confira o número do cadastro: a tela mostra só os últimos dígitos, no formato (27) ****-0000, e o código sai para o que estiver gravado ali.
- As mensagens Seu cadastro não tem e-mail. Fale com a sua formatura para atualizar o cadastro. e Seu cadastro não tem celular... só se resolvem no seu painel: não há caminho pelo app.
- Abra Formandos, busque pelo nome e clique no nome para abrir o perfil completo: é ali que o e-mail e o celular do formando são corrigidos.
- “Este CPF já está cadastrado nesta turma” na ativação de conta não é duplicidade sua: o aluno já tem cadastro na turma e deve recuperar a senha em vez de criar conta.
- “Código de turma não encontrado” é o código da turma errado ou desativado: quem fornece o código é a empresa ou a comissão.
- A recuperação alcança de uma vez todas as turmas ligadas ao mesmo CPF, e a senha nova vale para todas.
- Na área Guias do site, veja “Não consigo entrar no app da formatura: senha, código e cadastro”, com as telas de recuperação, do código no WhatsApp e dos erros de cadastro.
Termo de rescisão esperando assinatura
O formando assinou e o termo não fecha. Quem falta assinar e onde você resolve.
- Ao usar Enviar para assinatura no painel lateral do termo, na tela Vendas canceladas, entram automaticamente o formando, o interveniente e a testemunha da unidade — os dois últimos ninguém precisa cadastrar.
- É por isso que o documento pode estar assinado pelo formando há dias e continuar pendente: falta uma assinatura do lado da empresa.
- O andamento aparece no mesmo painel lateral, com um destes textos: X pendentes, X/Y assinadas, Concluída ou Sem registro.
- Quem assina pela empresa usa o ícone Assinaturas pendentes no topo do painel, na Central de Assinaturas (dash.eformei.com.br/assinaturas-pendentes): a fila abre, revisa e assina cada documento, e o item sai da lista quando a assinatura é concluída.
- A própria tela avisa que Contas Canceladas ou Provisionadas não entram nessa fila.
- O lembrete automático de 7 em 7 dias vale só para contrato de turma e só para quem ainda não assinou: termo de rescisão o sistema não lembra.
- Enquanto houver pendência, o download disponível é o termo original; o termo assinado entra quando a última assinatura sai.
- Quando todos assinam, cada signatário recebe por e-mail o documento final com o certificado de assinaturas; se o arquivo for grande demais para o e-mail, a mensagem traz o link de download.
- Na área Guias do site, veja “Desligamento de formando: como conduzir o pedido de saída?”, com a tela da Central de Assinaturas.
Formando sem os dados do convidado
Ele travou ao nomear um convite porque não sabe o CPF da pessoa. O caminho é o link.
- Desde 22/10/2026, nomear um convite no app do formando exige nome completo, CPF, telefone com DDD e e-mail do convidado.
- O motivo é técnico: o link do convite só libera o QR Code com os quatro preenchidos. Faltando um, a página do convidado abre pedindo os dados e parece cadastro novo.
- O formando não precisa saber o CPF de ninguém: no card do convite ele toca em Compartilhar e usa Enviar pelo WhatsApp ou Copiar link do convite.
- Quem abre o link preenche Nome do utilizador, E-mail do utilizador, Telefone do utilizador e CPF do utilizador e toca em Gerar convite, saindo com o QR na hora.
- O que o convidado preenche pelo link é gravado no mesmo convite e aparece no app do formando, no bloco Quem vai usar.
- Depois da leitura na portaria o convite fica Utilizado, com data e hora, e o app recusa mudança com Este convite já foi utilizado na portaria e não pode mais ser alterado. Ajuste os nomes antes do evento.
- Convite de mesa não tem atribuição pelo app nem pelo link: a definição de quem senta é tratada pela administração do evento.
- A leitura da portaria mostra o nome do convite, no formato Entrada liberada! Convidado: <nome>. Nome errado no dia é a sua equipe que resolve na entrada.
- Na área Guias do site, veja “Como nomear um convite: por que pedem CPF, telefone e e-mail do convidado”.
Formando quer aderir e não consegue
Ele não acha a adesão, a etapa do plano não aparece ou o tamanho ficou errado. O que é do seu painel.
- A adesão é feita pelo próprio aluno, no app: ele ativa a conta com o código da turma, preenche as etapas, escolhe o plano quando a turma tem plano e aceita o termo de adesão. Você não cadastra a adesão no lugar dele.
- Se o app nem abre para a turma, confira Turmas > Configurações > Permissões do app: a chave “Acesso ao app disponível” desligada fecha o app para os alunos daquela turma.
- A etapa “Escolha seu plano” só aparece quando a turma tem planos de adesão lançados. Sem plano, o cadastro pula a etapa e a adesão entra pela Loja do aluno.
- A lista “Instituição — Curso” vem dos vínculos de instituição e curso feitos na turma. O aluno não consegue incluir uma instituição nova: aparece e some da lista, o vínculo é que foi criado ou removido no seu lado.
- “Exigir dados adicionais no cadastro”, em Modos de cadastro, é o que faz a etapa Calçado, Camiseta, Beca, Peso e Altura aparecer no formulário. Desligue depois de fechar o pedido com o fornecedor para não coletar de novo.
- “Aluno já aderido ao se cadastrar” faz o aluno entrar como aderido sem esperar a primeira parcela paga. Desligada, o app dele mostra “Adesão registrada” até o pagamento entrar — não é adesão perdida.
- O documento que o aluno lê e aceita na caixa “Termo de adesão” vem de Turmas > Configurações > Termos de adesão.
- Tamanho de beca depois do cadastro o próprio aluno muda, em Perfil > Meus dados > Vestuário, tocando em Salvar alterações. Mudado o pedido com o fornecedor, ajuste você no cadastro do formando.
- Na área Guias do site, veja “Como aderir à formatura: código da turma, plano e parcelas no app do formando”, com a tela de ativação e cada mensagem de erro.
Conta Mercado Pago precisa ser reconectada
A cobrança não sai porque a conta do Mercado Pago da empresa não está conectada ou o token venceu. O que o administrador faz.
- Confirme no painel em Turmas > Pipeline de Turmas > Gerenciar > Configurações > Gateways e recebimentos qual conta Mercado Pago está marcada e se o token está ativo.
- Abra o checklist no dash.eformei.com.br/primeiros-passos e use o botão Conectar na área Financeiro e Recebimento; o checklist perde a entrada na home quando o onboarding já está completo, então o caminho direto é o checklist.
- Depois de reconectar, volte em Ver faturas da turma e gere a cobrança (boleto, PIX ou cartão) para o aluno que está em aberto.
- No app do formando, a fatura volta com as formas de pagamento; a mensagem de conta não indica que o CPF é duplicado nem que o aluno se cadastrou de novo.
Cobrança no WhatsApp dos pais do formando
Como o aluno ativa o envio de faturas para os responsáveis e onde a empresa confere no painel.
- O próprio formando pode cadastrar os pais para receberem faturas e lembretes de vencimento: no app do aluno, em Perfil > Meus dados > Responsáveis.
- O app disponibiliza campos para Pai / responsável 1 e Mãe / responsável 2, com chaves independentes para 'Cobrar o responsável por e-mail' e 'Cobrar o responsável por WhatsApp'.
- A ativação do envio para os pais não altera a titularidade da adesão: o contrato e a fatura continuam emitidos no CPF do formando.
- Quando o formando tem faturas em atraso, o app também exibe o atalho 'Quer que a cobrança vá pro WhatsApp dos seus pais?', permitindo cadastrar os números em um clique.
- No painel da empresa, em Formandos, clique no nome do aluno para abrir a ficha completa: a seção Responsáveis mostra os telefones, e-mails e o status dos envios ativados pelo formando.
- Na área Guias do site, veja 'Como enviar a cobrança da formatura para o WhatsApp dos pais ou responsáveis'.
Formando não consegue assinar pelo link
O link de assinatura fica carregando, o código não chega ou o prazo venceu. O que o formando faz e o que é seu.
- O link abre primeiro o termo Antes de assinar: o formando marca Li e concordo e toca em Eu concordo. Sem isso o contrato não aparece.
- Depois vem Confirme sua identidade: código de 6 números por e-mail ou WhatsApp, válido por 15 minutos. O contato mostrado em parte é o do cadastro; se está errado, corrija o cadastro e reenvie.
- Contrato girando: recarregar a página; com Não foi possível exibir o documento aqui, usar Abrir o documento em outra aba. A confirmação do código vale por 2 horas.
- A assinatura pede a localização do aparelho. Negou antes? A própria tela explica como liberar no iPhone e no Android.
- O prazo para assinar este documento venceu e documento recusado só se resolvem com um envio novo, feito por você.
- Peça ao formando que não cole o link em grupos: ele é pessoal e vale como identificação.
- Na área Guias do site, veja “Como assinar o contrato da formatura pelo link do eFormei Sign”, com as quatro telas do link.
Formando quer trocar convites avulsos por mesa
Quantos convites ele tem, quanto já pagou e o que ele cancela sozinho, antes de chegar no seu atendimento.
- O app do formando não troca avulso por mesa: a troca continua sendo cancelar a venda dos avulsos e abater o pago na compra da mesa, pela regra da sua empresa.
- Compra sem nenhuma fatura paga o formando cancela sozinho em Minhas compras, no botão Cancelar compra; as cobranças caem e o estoque volta para a loja.
- Com pagamento, a tela da compra mostra o quadro Quanto fica se eu cancelar?, calculado pela multa cadastrada no produto: Você já pagou, Entra no cálculo (o pago menos a taxa do sistema e os juros), Multa estimada, Despesas da turma por formando e Diferença estimada.
- Produto sem multa não mostra o quadro: no cadastro do produto, bloco Multa, preencha Multa (%) e escolha o Tipo de multa (Sobre o valor do produto ou Sobre o valor pago) para o formando chegar com a conta feita.
- Peça ao formando o número da compra, a quantidade em Próximos e o valor de Você já pagou: é o que basta para fazer a troca.
- Na área Guias do site, veja “Como trocar convites avulsos por mesa na formatura”, para mandar ao formando.
Onde ver as faturas pagas do mês
Como listar tudo que foi quitado em um período, conferir o total recebido e por que o número não bate com o saldo do gateway.
- Abra dash.eformei.com.br/faturas: a tela não está no menu, então digite o endereço direto ou use o favorito do navegador.
- Clique na aba Pagas. Os cards do topo (Em aberto, Vencidas, Pagas, Todas) recalculam com o filtro aplicado, então o total que você vê é o do período filtrado.
- Em Filtros, preencha Pagamento de e Pagamento até com o primeiro e o último dia do mês. Atenção: Ano e Mês filtram a data de VENCIMENTO, não a de pagamento; quem paga a parcela depois do vencimento cai fora se você usar só Ano e Mês.
- Toque em Aplicar. Para baixar a lista, use Exportar.
- Se o total não bate com o extrato da Pagar.me, é porque o gráfico do painel agrupa por vencimento e inclui baixa manual, enquanto o relatório da gateway mostra só o que passou pelo cartão/boleto dela, já com tarifa. O guia explica a diferença com print das duas telas.
- Na área Guias do site, veja 'Onde ver as faturas pagas e quanto você já recebeu no mês'.
